Trong quá trình vận hành, nhiều doanh nghiệp vẫn đang phụ thuộc vào các quy trình ký kết truyền thống như in ấn, ký tay, scan và gửi email. Những cách làm này không chỉ tốn thời gian, chi phí mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật và pháp lý. DocuSign ra đời để giải quyết triệt để bài toán này, giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình ký kết một cách nhanh chóng, an toàn và hợp pháp.
Vậy DocuSign là gì, và vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn DocuSign trong chiến lược chuyển đổi số?
DocuSign là gì?
DocuSign là nền tảng ký điện tử (eSignature) và quản lý thỏa thuận điện tử hàng đầu thế giới, cho phép doanh nghiệp tạo, gửi, ký và lưu trữ các tài liệu ký kết hoàn toàn trên môi trường số. Người dùng có thể ký tài liệu ở bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào, mà không cần in ấn hay gặp mặt trực tiếp.
Không chỉ dừng lại ở việc ký điện tử, DocuSign còn hỗ trợ quản lý toàn bộ vòng đời của hợp đồng, từ khâu soạn thảo, phê duyệt, ký kết cho đến lưu trữ và tra cứu, giúp doanh nghiệp tối ưu cả tốc độ lẫn tính minh bạch trong các giao dịch.
Vì sao doanh nghiệp cần DocuSign?
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc chậm ký hợp đồng có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, kéo dài chu kỳ bán hàng hoặc làm gián đoạn quá trình hợp tác. Bên cạnh đó, quy trình ký tay truyền thống khiến doanh nghiệp khó kiểm soát ai đã ký, ai chưa ký và tài liệu đang nằm ở đâu.
DocuSign giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề này bằng cách số hóa toàn bộ quy trình ký kết, cho phép theo dõi trạng thái tài liệu theo thời gian thực và tự động nhắc nhở các bên liên quan. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tăng tốc độ ra quyết định mà còn giảm rủi ro phát sinh trong quá trình xử lý hợp đồng.
DocuSign hoạt động như thế nào?
DocuSign hoạt động dựa trên mô hình ký điện tử trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình ký kết từ khâu chuẩn bị tài liệu đến lưu trữ sau khi hoàn tất. DocuSign cho phép người dùng tải lên tài liệu, thiết lập vị trí ký, gửi cho các bên liên quan và theo dõi trạng thái ký theo thời gian thực.
Mỗi thao tác trong quá trình ký đều được DocuSign ghi nhận đầy đủ, tạo ra dấu vết kiểm toán (Audit Trail) rõ ràng nhằm đảm bảo tính minh bạch và giá trị pháp lý của tài liệu. Toàn bộ quy trình diễn ra trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và truy xuất tài liệu đã ký mà không phụ thuộc vào hồ sơ giấy truyền thống.
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng DocuSign
Tăng tốc độ ký kết và ra quyết định
DocuSign giúp rút ngắn đáng kể thời gian ký kết hợp đồng, từ đó đẩy nhanh chu trình bán hàng, onboarding nhân sự hoặc triển khai dự án. Việc ký kết có thể diễn ra ngay lập tức, không bị giới hạn bởi vị trí địa lý hay múi giờ.
Giảm chi phí vận hành
Việc loại bỏ in ấn, chuyển phát và lưu trữ giấy tờ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành. Đồng thời, quy trình số hóa cũng giúp giảm tải khối lượng công việc thủ công cho các bộ phận liên quan.
Đảm bảo tính pháp lý và bảo mật
DocuSign tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và pháp lý quốc tế, đồng thời cung cấp đầy đủ nhật ký hoạt động cho mỗi tài liệu ký. Điều này giúp doanh nghiệp yên tâm về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử và hạn chế rủi ro tranh chấp.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng và đối tác
Quy trình ký đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện giúp nâng cao trải nghiệm cho khách hàng và đối tác. Thay vì phải in - ký - scan phức tạp, người ký chỉ cần vài thao tác trên thiết bị cá nhân.
Quản lý tài liệu và hợp đồng hiệu quả hơn
DocuSign cho phép lưu trữ, tìm kiếm và quản lý các tài liệu đã ký trên một nền tảng tập trung. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi trạng thái, phiên bản và lịch sử ký kết của từng hợp đồng.
Kết luận
DocuSign không chỉ là công cụ ký điện tử, mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp tăng tốc vận hành, giảm chi phí và nâng cao trải nghiệm trong các giao dịch quan trọng. Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc ứng dụng DocuSign giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình ký kết hiện đại, linh hoạt và sẵn sàng mở rộng trong tương lai. Sử dụng Docusign để nâng cao tốc độ
👉 Đã đến lúc loại bỏ quy trình ký kết chậm chạp và rủi ro. Khám phá DocuSign để số hóa hợp đồng, tăng tốc ra quyết định và vận hành linh hoạt hơn mỗi ngày.
