Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn có thể vận hành quy trình ký kết hợp đồng bằng các phương thức truyền thống như in ấn, ký tay, scan và gửi email. Tuy nhiên, khi quy mô mở rộng, số lượng hợp đồng, thỏa thuận và văn bản pháp lý tăng nhanh, những quy trình tưởng chừng quen thuộc này bắt đầu bộc lộ nhiều rủi ro tiềm ẩn. Từ đó trở thành yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ vận hành, tính minh bạch và mức độ an toàn pháp lý của doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu một số rủi ro mà các doanh nghiệp có thể gặp phải khi vẫn ký kết thủ công.
1. Chậm trễ trong ký kết làm gián đoạn hoạt động kinh doanh
Một trong những rủi ro dễ nhận thấy nhất của ký kết thủ công là cần nhiều thời gian xử lý. Việc in tài liệu, chuyển phát, chờ ký, scan và gửi lại thường mất nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần nếu các bên không cùng địa điểm hoặc phải ký theo nhiều cấp phê duyệt.
Ở góc độ vận hành, sự chậm trễ này không chỉ khiến một hợp đồng ký muộn hơn dự kiến. Khi doanh nghiệp mở rộng, sự chậm trễ này không chỉ gây bất tiện mà còn làm gián đoạn các hoạt động quan trọng. Chỉ cần một khâu bị chậm, toàn bộ chuỗi phía sau từ ghi nhận doanh thu, triển khai dự án, onboarding nhân sự cho đến thực hiện nghĩa vụ pháp lý đều bị kéo giãn. Tốc độ tăng trưởng vì thế bị ảnh hưởng, không phải do thị trường hay chiến lược, mà do quy trình nội bộ không theo kịp quy mô.
2. Gia tăng sai sót và rủi ro thất lạc tài liệu
Quy trình ký kết thủ công phụ thuộc nhiều vào con người và giấy tờ vật lý, khiến nguy cơ sai sót khó tránh khỏi. Tài liệu có thể bị ký thiếu trang, ký sai vị trí hoặc sử dụng nhầm phiên bản chưa được phê duyệt cuối cùng.
Bên cạnh đó, việc lưu trữ hợp đồng giấy hoặc file scan rải rác trong email, máy tính cá nhân làm tăng nguy cơ thất lạc dữ liệu. Khi cần tra cứu hoặc đối soát, doanh nghiệp mất nhiều thời gian tìm kiếm, thậm chí không thể xác định đâu là bản hợp đồng chính xác và có hiệu lực.
3. Thiếu minh bạch và khó kiểm soát
Trong môi trường doanh nghiệp đang mở rộng, một hợp đồng thường phải đi qua nhiều bộ phận và nhiều người ký khác nhau. Với quy trình thủ công, việc theo dõi ai đã ký, ai chưa ký và đang chờ ở bước nào trở nên khó khăn.
Khi quy mô tổ chức lớn dần, cách làm này khiến quy trình trở nên thiếu minh bạch. Trách nhiệm bị phân tán, việc xác định nguyên nhân chậm trễ trở nên khó khăn và khả năng phối hợp giữa các bộ phận suy giảm. Về lâu dài, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và tính kỷ luật trong quản trị doanh nghiệp.
4. Chi phí vận hành âm thầm gia tăng
Ký kết thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn kéo theo nhiều chi phí ẩn. Chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ giấy tờ và nguồn lực nhân sự dành cho việc theo dõi, nhắc nhở ký kết đều tăng lên theo quy mô doanh nghiệp.
Trong dài hạn, những chi phí này cộng dồn trở thành gánh nặng vận hành, đặc biệt với các doanh nghiệp có tần suất ký kết cao. Việc duy trì quy trình thủ công khiến doanh nghiệp khó tối ưu chi phí và khó mở rộng một cách linh hoạt.
5. Không phù hợp với mô hình làm việc linh hoạt và từ xa
Khi doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc từ xa hoặc có nhiều chi nhánh, ký kết thủ công càng bộc lộ hạn chế. Việc phụ thuộc vào giấy tờ vật lý và gặp mặt trực tiếp không còn phù hợp với cách thức làm việc hiện đại.
Sự thiếu linh hoạt trong ký kết làm giảm khả năng thích ứng của doanh nghiệp trước những thay đổi về tổ chức, nhân sự và thị trường. Điều này đặc biệt rõ rệt trong bối cảnh chuyển đổi số và toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ.
Kết luận
Khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn mở rộng, ký kết thủ công không còn là giải pháp an toàn và hiệu quả. Những rủi ro về chậm trễ, sai sót, thiếu minh bạch và pháp lý có thể âm thầm làm suy yếu hoạt động kinh doanh và cản trở tăng trưởng.
Trong bối cảnh đó, DocuSign là một giải pháp ký kết điện tử giúp doanh nghiệp số hóa quy trình ký hợp đồng, rút ngắn thời gian xử lý, giảm sai sót và tăng tính minh bạch, đồng thời hỗ trợ làm việc linh hoạt và mở rộng quy mô hiệu quả.
👉 Tìm hiểu thêm về DocuSign để khám phá cách giải pháp ký kết điện tử giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành.
