Khi doanh nghiệp của bạn quyết định đầu tư vào Salesforce Marketing Cloud, việc hiểu rõ vai trò, quyền hạn và cách thức vận hành đội ngũ trở thành yếu tố then chốt. Bài viết này sẽ mang đến cho bạn cái nhìn sâu sắc về vai trò của BU Admin, cách xây dựng một đội nhóm hiệu quả, cùng những bí quyết quản lý giúp tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo thành công bền vững khi sử dụng Salesforce Marketing Cloud Engagement.

Vai Trò BU Admin Là Gì?

Là một BU admin, bạn được trao quyền hạn đáng kể trên nền tảng, bao gồm truy cập dữ liệu, tạo phân khúc khách hàng, thiết kế email và tải lên các nội dung tiếp thị. Tùy thuộc vào cấu hình cụ thể, bạn có thể có quyền truy cập đầy đủ vào các chức năng của Email Studio, từ thiết lập hệ thống, tạo email đến quản lý các Data extensions.

Trong khi đó, Marketing Cloud Administrator là người phân quyền vai trò Engagement cho các người dùng khác, đồng thời quản lý các kênh, ứng dụng và công cụ. Vai trò này chủ yếu áp dụng cho tất cả các chức năng Engagement ngoại trừ Email Studio. Một số tính năng có thể bị hạn chế hoặc vô hiệu hóa, chẳng hạn như tích hợp với Salesforce CRM, một số hoạt động trong Automation Studio hoặc việc xuất dữ liệu ra bên ngoài.

Để đảm bảo hiểu rõ phạm vi quyền hạn của mình, bạn nên tham khảo ý kiến từ đội ngũ kỹ thuật. Việc nắm rõ các giới hạn là vô cùng quan trọng, bởi một số chức năng có thể hoàn toàn bị ẩn khỏi giao diện người dùng (UI) thay vì hiển thị dưới dạng xám mờ như trên một số nền tảng khác.

Làm Thế Nào Để Xây Dựng Một Đội Ngũ Thành Công Trong Marketing Cloud Engagement

Khi bạn đã nắm rõ vai trò, quyền hạn và giới hạn của mình, bước tiếp theo là tập trung vào việc cấu hình quyền và phân vai trò cho các thành viên trong nhóm. Câu hỏi về cách xây dựng một đội ngũ thành công sẽ xuất hiện, và mặc dù câu trả lời có thể phức tạp, một số khuyến nghị rõ ràng dưới đây sẽ giúp bạn định hướng hiệu quả.

Quy mô và cấu trúc nhóm của bạn phụ thuộc vào mục tiêu Marketing và mức độ trưởng thành của dữ liệu. Một nhóm Marketing Cloud Engagement lý tưởng thường bao gồm các vai trò sau:

Quản trị viên Marketing Cloud (bạn)
Kiến trúc sư
Nhà tiếp thị kỹ thuật
Người quản lý chiến dịch (Nội dung)

Các vai trò này không nhất thiết phải do một người đảm nhiệm, và không phải mọi nhóm đều yêu cầu tất cả các vị trí trên. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về ba vai trò chính này để tối ưu hóa hiệu suất của đội ngũ.

1. Kiến Trúc Sư

Một Kiến trúc sư mang lại giá trị to lớn cho doanh nghiệp, dù ở quy mô toàn công ty hay một đơn vị kinh doanh cụ thể.

Vai trò của họ bao gồm phân tích công việc của các thành viên trong nhóm, quản lý phần mở rộng dữ liệu và tự động hóa, triển khai Marketing Cloud Connect, giám sát tích hợp hệ thống và duy trì mô hình liên hệ của tài khoản. Sự hiện diện của một Kiến trúc sư đảm bảo sự liên kết chiến lược và nền tảng kỹ thuật vững chắc cho toàn bộ hoạt động.

2. Nhân Viên Tiếp Thị Kỹ Thuật

Chuyên gia tiếp thị kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc tạo các phần mở rộng dữ liệu dựa trên bộ lọc, viết truy vấn SQL cho các phân khúc đối tượng nâng cao, gửi email thử nghiệm để kiểm tra chất lượng (QA), cấu hình gửi email thông qua Journey Builder và phát triển các yêu cầu API.

Kiến thức về AMPscript để cá nhân hóa email và kỹ năng tự động hóa là những yếu tố then chốt giúp họ hoàn thành xuất sắc vai trò này.

3. Quản Lý Chiến Dịch (Nội Dung)

Vai trò này đặc biệt quan trọng đối với các nhóm có mức độ trưởng thành kỹ thuật số còn hạn chế. Người quản lý nội dung đảm bảo rằng các nhà tiếp thị kỹ thuật có đầy đủ tài nguyên cần thiết, tuân thủ các quy ước đặt tên và giám sát quy trình làm việc liên quan đến nội dung.

Ngoài ra, họ còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý áp lực báo cáo và yêu cầu tiếp thị, giúp tối ưu hóa sự hợp tác giữa các nhóm và đảm bảo hiệu quả tổng thể của chiến dịch.

Tận dụng sự trợ giúp bên ngoài

Nếu nguồn lực nội bộ của bạn có hạn, hãy cân nhắc thuê ngoài các vai trò như chuyên gia tiếp thị kỹ thuật hoặc kiến trúc sư cho các công ty tư vấn hoặc công ty kỹ thuật số.

Chuyên môn bên ngoài giúp nhóm của bạn có khởi đầu mạnh mẽ đồng thời cung cấp cơ hội học hỏi để mở rộng quy mô nội bộ.

6 Mẹo và Thủ Thuật Để Điều Hướng Nền Tảng Hiệu Quả

Để quá trình gia nhập và làm việc trên nền tảng diễn ra suôn sẻ, hãy áp dụng 6 mẹo và thủ thuật dưới đây để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng.

1. Phân Công Nhiệm Vụ và Duy Trì Sự Ngăn Nắp

Đảm bảo phân công rõ ràng các vai trò và trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm. Cung cấp chương trình đào tạo bài bản và không gian để họ tự do khám phá nền tảng.

Đồng thời, theo dõi chặt chẽ quyền truy cập và quyền hạn của người dùng để tránh các vấn đề liên quan đến bảo mật và quy trình làm việc.

2. Những Điều Cơ Bản Về Quản Lý Dữ Liệu

Chất lượng dữ liệu là yếu tố then chốt hỗ trợ tự động hóa tiếp thị hiệu quả. Hãy duy trì một danh sách kiểm tra để trả lời các câu hỏi quan trọng liên quan đến dữ liệu.

3. Hủy Đăng Ký và Tuân Thủ Quyền Riêng Tư

Hợp tác chặt chẽ với DPO (Người bảo vệ dữ liệu) để đảm bảo tuân thủ các quy định về quyền riêng tư và quản lý sự đồng ý của người dùng.

Hiểu rõ quy trình hủy đăng ký và tận dụng trung tâm tùy chọn để tôn trọng quyền của người dùng. Luôn cập nhật các thay đổi trong chính sách bảo mật để kịp thời điều chỉnh các quy trình liên quan.

4. Bắt Đầu Với Các Hành Trình Tự Động Được Ưu Tiên

Khởi đầu với các chiến dịch có mức độ ưu tiên cao, chẳng hạn như hành trình chào mừng hoặc cơ hội bán chéo. Tự động hóa từng bước giúp mở rộng quy mô một cách thận trọng, tối đa hóa ROI của Marketing Cloud Engagement (MCE).

Nếu không, bạn có thể bị cuốn vào các chiến dịch ngẫu nhiên, tốn nhiều nguồn lực do tính chất bất ngờ của chúng.

5. Duy Trì Tổ Chức Xây Dựng Nội Dung

Thiết lập quy ước đặt tên và cấu trúc thư mục nhất quán trong Content Builder. Bảo trì thường xuyên giúp tránh tình trạng lộn xộn và tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm, sử dụng tài nguyên.

6. Báo Cáo và Phân Tích

Tận dụng các công cụ báo cáo tích hợp sẵn của Salesforce Marketing Cloud (SFMC), từ Email Studio Reports đến Marketing Cloud Intelligence. Việc áp dụng hệ thống đặt tên rõ ràng đảm bảo khả năng truy xuất dữ liệu nhanh chóng và độ chính xác của các báo cáo.

Tài Liệu Thực Hành

Để đảm bảo không bị mất kiến thức quan trọng, hãy ghi chép lại một cách chi tiết và hệ thống tất cả các quy trình. Duy trì một nhật ký ghi lại những thay đổi đáng kể, chẳng hạn như việc khởi chạy các hành trình tự động.

Bên cạnh hướng dẫn bằng văn bản, hãy sử dụng các công cụ hiện đại như video hướng dẫn để bổ trợ, giúp quá trình gia nhập của các thành viên mới và cộng tác viên bên ngoài trở nên thuận lợi hơn. Các công cụ như Loom có thể hỗ trợ hiệu quả trong việc này.

Ngoài ra, tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tóm tắt và sắp xếp cấu trúc tài liệu cũng là một phương pháp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý thông tin.

Kết luận

Việc triển khai thành công Salesforce Marketing Cloud không chỉ dừng lại ở việc hiểu rõ vai trò cá nhân mà còn nằm ở khả năng xây dựng đội ngũ vững mạnh và quy trình làm việc tối ưu. Bằng việc kết hợp hài hòa giữa nguồn lực nội bộ, chuyên gia bên ngoài, cùng những phương pháp quản lý dữ liệu và nội dung hiệu quả, doanh nghiệp có thể khai thác tối đa sức mạnh từ nền tảng này. Hãy bắt đầu áp dụng ngay các mẹo và thực hành tốt nhất trong bài viết để đưa chiến lược tiếp thị của bạn lên một tầm cao mới với Salesforce Marketing Cloud Engagement!

👉 Liên hệ OMN1 Solution ngay hôm nay để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ triển khai 👇👇