Trong bối cảnh giáo dục đại học đang bước vào giai đoạn cạnh tranh mạnh mẽ hơn bao giờ hết, các trường đại học không chỉ cần đầu tư vào chất lượng đào tạo mà còn phải xây dựng năng lực vận hành linh hoạt, dữ liệu hóa và có khả năng mở rộng dài hạn. Đặc biệt với các tổ chức giáo dục quốc tế, trải nghiệm người học và tốc độ ra quyết định đang trở thành yếu tố quan trọng tạo nên lợi thế cạnh tranh bền vững.

Là trường đại học đầu tiên tại Việt Nam cấp bằng trực tiếp từ Vương quốc Anh, British University Vietnam (BUV) luôn tiên phong trong việc áp dụng các chuẩn mực quốc tế vào giáo dục đại học – từ chương trình đào tạo, đội ngũ giảng viên cho đến mô hình quản trị và vận hành.

Tiếp nối chiến lược phát triển dài hạn và quy mô tuyển sinh ngày càng mở rộng, BUV chính thức khởi động dự án “Salesforce CRM Phase 2” cùng OMN1 Solution – đánh dấu bước chuyển quan trọng từ vận hành tuyển sinh số hóa sang mô hình điều hành tuyển sinh dựa trên dữ liệu và hiệu suất.

Salesforce CRM Phase 2: Tối ưu vận hành tuyển sinh ở cấp độ điều hành

Dự án “Salesforce CRM Phase 2 for British University Vietnam (BUV)” được triển khai với mục tiêu không chỉ cải thiện quy trình làm việc mà còn nâng cấp toàn diện năng lực điều hành tuyển sinh của BUV.

Dự án được triển khai cùng OMN1 Solution – đối tác Salesforce hàng đầu tại Việt Nam, với nhiều định hướng chiến lược quan trọng.

1. Tái thiết kế vận hành tuyển sinh theo mô hình “Orchestrated Workflow”

Trong bối cảnh tuyển sinh hiện đại, hành trình của một sinh viên tiềm năng không còn là các tác vụ rời rạc giữa nhiều phòng ban. Thay vào đó, mọi hoạt động cần được kết nối thành một quy trình vận hành xuyên suốt, đồng bộ và có khả năng phản hồi nhanh theo thời gian thực.

Chính vì vậy, một trong những trọng tâm của dự án là tái thiết kế quy trình tuyển sinh theo mô hình “orchestrated workflow” – nơi các giai đoạn, đội nhóm và điểm chạm được liên kết chặt chẽ trên cùng một hệ thống vận hành thống nhất.

Mô hình “orchestrated workflow” sẽ giúp:

Tăng tính liên kết giữa các bộ phận tuyển sinh, marketing và chăm sóc sinh viên
Giảm tình trạng đứt gãy thông tin giữa các giai đoạn
Chuẩn hóa quy trình làm việc trên toàn hệ thống
Tăng tốc độ phản hồi và xử lý nhu cầu của sinh viên tiềm năng

Với định hướng đó, một trong những trọng tâm của dự án là tái thiết kế quy trình tuyển sinh theo mô hình “Orchestrated Workflow” — nơi các giai đoạn tuyển sinh, marketing và chăm sóc sinh viên được liên kết chặt chẽ trên cùng một hệ thống vận hành thống nhất. Mô hình này giúp BUV chuẩn hóa quy trình làm việc, tăng khả năng phối hợp giữa các bộ phận, hạn chế đứt gãy thông tin và nâng cao tốc độ xử lý nhu cầu của sinh viên tiềm năng. Đồng thời, đây cũng là nền tảng quan trọng để mở rộng automation và cá nhân hóa trải nghiệm tuyển sinh trong tương lai.

2. Nâng cấp khả năng cộng tác liên phòng ban theo thời gian thực

Khi quy mô tuyển sinh ngày càng mở rộng, việc phối hợp giữa các phòng ban đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu quả vận hành và đảm bảo trải nghiệm xuyên suốt cho sinh viên. Tuy nhiên, với mô hình vận hành nhiều điểm chạm, dữ liệu phân tán và quy trình xử lý phức tạp, việc cập nhật thông tin không đồng nhất giữa các bộ phận có thể tạo ra độ trễ trong xử lý và ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể.

Vì vậy, một trong những trọng tâm của dự án Salesforce CRM Phase 2 là nâng cấp khả năng cộng tác theo thời gian thực thông qua hệ thống dữ liệu tập trung và đồng bộ trên toàn bộ quy trình tuyển sinh. Mọi trạng thái xử lý, dữ liệu và hiệu suất đều được cập nhật tức thì trên cùng một nền tảng, giúp các đội ngũ dễ dàng phối hợp, theo dõi tiến độ và xử lý công việc hiệu quả hơn.

Dự án Salesforce CRM Phase 2 tập trung nâng cấp khả năng cộng tác theo thời gian thực, cho phép:

Đồng bộ trạng thái và dữ liệu tức thì trên toàn hệ thống
Theo dõi tiến độ xử lý và hiệu suất theo thời gian thực
Giảm phụ thuộc vào trao đổi thủ công hoặc dữ liệu phân tán
Tăng tính minh bạch trong vận hành giữa các phòng ban

Thông qua việc kết nối dữ liệu và workflow trên cùng một nền tảng CRM, BUV không chỉ nâng cao hiệu quả cộng tác nội bộ mà còn tăng khả năng điều phối vận hành ở cấp quản lý. Ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận có thể theo dõi tình hình tuyển sinh theo thời gian thực, nhanh chóng phát hiện bottleneck trong quy trình và đưa ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu cập nhật liên tục.

3. Chuyển dịch từ quản lý tác vụ sang điều hành hiệu suất

Một trong những trọng tâm quan trọng của dự án Salesforce CRM Phase 2 là chuyển đổi tư duy vận hành từ “quản lý công việc” sang “điều hành hiệu suất”. Trong bối cảnh quy mô tuyển sinh ngày càng mở rộng, việc chỉ theo dõi tiến độ xử lý tác vụ không còn đủ để đảm bảo hiệu quả vận hành tổng thể.

Thay vào đó, hệ thống CRM được nâng cấp theo hướng giúp đội ngũ tuyển sinh tập trung nhiều hơn vào các hoạt động tạo ra tác động thực sự đến hiệu quả tuyển sinh và trải nghiệm sinh viên. Dữ liệu không chỉ phục vụ quản lý công việc hàng ngày mà còn hỗ trợ đo lường hiệu suất, theo dõi mục tiêu và tối ưu cách phân bổ nguồn lực.

Để đạt được điều này, dự án tập trung vào:

Theo dõi hiệu suất dựa trên các mục tiêu và chỉ số cụ thể
Ưu tiên các hoạt động có giá trị tác động cao
Đo lường hiệu quả vận hành bằng dữ liệu thực tế
Tối ưu nguồn lực dựa trên nhu cầu và hiệu suất vận hành

4. Thiết lập hệ thống báo cáo điều hành Real-time

Trong môi trường vận hành hiện đại, tốc độ ra quyết định phụ thuộc rất lớn vào khả năng tiếp cận dữ liệu chính xác theo thời gian thực.

Vì vậy, dự án đặc biệt chú trọng xây dựng hệ thống báo cáo điều hành real-time nhằm:

Cung cấp insight tức thời cho cấp quản lý
Theo dõi hiệu suất tuyển sinh theo thời gian thực
Phát hiện nhanh các vấn đề hoặc bottleneck trong vận hành
Hỗ trợ đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn

Việc dữ liệu được cập nhật liên tục trên cùng một hệ thống giúp BUV nâng cao khả năng điều hành, đồng thời tăng tính chủ động trong chiến lược tuyển sinh và tăng trưởng.

5. Hoàn thiện nền tảng CRM có chiều sâu và khả năng mở rộng dài hạn

Bên cạnh mục tiêu tối ưu vận hành trong giai đoạn hiện tại, dự án Salesforce CRM Phase 2 còn hướng đến việc xây dựng một nền tảng CRM có chiều sâu, đủ linh hoạt để đáp ứng các chiến lược phát triển dài hạn của BUV trong tương lai. Đây không chỉ là một bước nâng cấp hệ thống, mà còn là quá trình hoàn thiện nền tảng dữ liệu và vận hành nhằm hỗ trợ nhà trường thích ứng tốt hơn với nhu cầu tăng trưởng ngày càng mở rộng.

Thông qua việc chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu cấu trúc vận hành và nâng cao khả năng kết nối hệ thống, BUV có thể dễ dàng mở rộng quy mô tuyển sinh, đồng thời tăng khả năng tích hợp với các nền tảng công nghệ khác trong tương lai. Nền tảng CRM mới cũng tạo điều kiện để nhà trường từng bước khai thác dữ liệu chuyên sâu hơn, phục vụ cho các chiến lược analytics, automation và ứng dụng AI trong vận hành giáo dục.

Lễ Kick-off dự án: Dấu mốc mới trong chiến lược chuyển đổi số của BUV

Buổi lễ Kick-off dự án “Salesforce CRM Phase 2 for British University Vietnam (BUV)” diễn ra với sự tham dự của Ban lãnh đạo BUV, đội ngũ OMN1 Solution cùng đại diện Salesforce.

Sự kiện không chỉ đánh dấu việc chính thức khởi động dự án mà còn thể hiện rõ định hướng dài hạn của BUV trong việc đầu tư vào công nghệ, dữ liệu và năng lực vận hành. Đây cũng là minh chứng cho quyết tâm của nhà trường trong việc xây dựng mô hình tuyển sinh hiện đại, lấy dữ liệu và hiệu suất làm trung tâm cho tăng trưởng bền vững.

OMN1 Solution – Đồng hành cùng các tổ chức giáo dục trong hành trình chuyển đổi số

Với kinh nghiệm triển khai Salesforce cho nhiều doanh nghiệp và tổ chức giáo dục tại Việt Nam, OMN1 Solution đóng vai trò là đối tác chiến lược trong dự án lần này.

Không chỉ triển khai công nghệ, OMN1 còn tập trung vào:

Hiểu sâu bài toán vận hành đặc thù của giáo dục
Thiết kế giải pháp phù hợp với mô hình tuyển sinh thực tế
Đồng hành tối ưu quy trình và hiệu suất vận hành
Xây dựng nền tảng dữ liệu có khả năng mở rộng lâu dài

Sự hợp tác giữa BUV và OMN1 Solution là ví dụ tiêu biểu cho cách các tổ chức giáo dục hiện đại đang chuyển mình: từ số hóa quy trình sang điều hành bằng dữ liệu và hiệu suất.

Kết luận

Việc khởi động dự án “Salesforce CRM Phase 2” không chỉ là bước nâng cấp hệ thống CRM của BUV, mà còn là bước tiến quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số toàn diện của nhà trường.

Trong bối cảnh giáo dục đại học ngày càng cạnh tranh, những tổ chức có khả năng vận hành linh hoạt, ra quyết định nhanh và khai thác dữ liệu hiệu quả sẽ là những đơn vị dẫn đầu.

Dự án lần này chính là nền tảng để BUV tiếp tục nâng cao trải nghiệm người học, tối ưu vận hành tuyển sinh và sẵn sàng cho các chiến lược tăng trưởng trong tương lai.